ノートの話 仕事効率化

仕事を覚えるときはメモノートとまとめ用ノートを使おう

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新しい仕事を始めたとき、最初が一番しんどいですよね。人間関係で緊張するし、環境にも慣れないし、覚える業務がたくさんあるし・・・

一昨年の年末に転職をして、大量の業務を詰め込んだ経験からどうすれば早く仕事が覚えられるかを備忘録的に残しておきます。

面倒でもしっかりノートにまとめる

最初仕事を覚える時はたいてい先輩や上司の人が横について基本的な事から教えてもらうこととになると思いますが、教えてもらっている最中に「あとでメモしよう」とか思いながら話を聞いている時は無いですか?

教える側からすると、相手がどの程度わかってるか、わかっていないかをそもそもわかっていない為、自分のペースでどんどん話を進めてしまう傾向にあります。

それは意地悪でとかっていうのではもちろんなくて、本人からするともはや基礎中の基礎なので、新人さんにとってそこから理解することが難しいということを忘れてしまっているからです。

特に、聞いてる側が「はい、はい」と相槌を打っていたりすると「ああ、理解できているんだな」と解釈をしてしまいます。

なので、教えてもらっているときにはむしろ一言一句漏らさずにメモを取る勢いで書きまくりましょう。殴り書きでオッケーです。せめてキーワードだけでも書いておくようにしたほうが良いです。

もし先輩の話がどんどん先に進んでしまいそうになったら「すみません、ちょっとメモして良いですか」と断ってメモを取るようにすることが大切。話を遮ったら申し訳ない、なんて思う必要は全くないです。

なぜなら、先輩だってなるべく少ない回数で理解をしてくれた方が結果的には助かるからです。なにも書かないで、全然理解できてなかったら「いや、この前教えたでしょ。」って思われかねません。

話を遮ってメモを取る時間を取ることは全然失礼ではないし、逆になにも書かないで必死に話を聞くだけの人の方が「この人、ホントに理解できてるの?」と思われます。

なるべくメモ用ノートとまとめノートを分ける

例えばそのお仕事が立ち仕事だった場合はポケットに入るくらいのサイズのメモ帳のほうが良いのだと思いますが、事務関係のお仕事だった場合はそこそこ大きさのあるノートが良いです。

そして、ノートはとりあえず一言一句メモする殴り書き用ノートあとでまとめる用のノートの2冊を用意することをおすすめします。

殴り書き用ノートは綴じノートが良い

私が実践して一番良かった書き方は、殴り書き用ノートはルーズリーフとかではなく普通のノートが良いという事です。

1から順番に教わるわけではないから、ルーズリーフに書いてあとで順番を入れ替えようと思うかもしれないけど、それはやめた方が良いです。

メモ用のノートは教えてもらった順番に時系列にどんどん書き込みしていく方が頭に入りやすいと思っています。日付を書いてどんどんメモしていくと、いつ頃教えてもらったかな??っていう感じで見たいページを探すことができるので時系列が良いです。

大事なのはびっしり書かずに、あとで補足メモを書けるくらいの余裕を持って書くことです!罫線とかも気にせずガシガシ書きましょう!

まとめ用ノートは別に用意しよう!

殴り書きしたメモは記憶が薄れないうちにまとめ用ノートに転記しましょう。時間が経ってからだと何のことを書いたメモかわからなくなっていたり、そもそも何を書いたのか自分で解読できないなんてことになりかねません・・・・。

書いてすぐだと、教えてもらった時の光景も頭の中に残っているのでまだ解読が出来ると思います。それをまとめ用ノートにまとめていきます。

このノートはルーズリーフでも良いと思います。(私個人的には普通のノートが好みなので普通のノートに書いていますが。)

上にも書きましたが、業務を教わるときは1から順番に教えてくれるわけではないので、1ページに1つの業務と言う感じで書く方が後で見やすいです。そうすればルーズリーフに書いてもあとで順番を入れ替えることもできます。

実際に使っているノート

といいつつ、私は今はメモ用ノートとまとめ用(清書)ノートを分けていません。ぐちゃっと殴り書きするページの次のページにきれいに整理して清書しています。

それは新しい事をどんどん覚えていく時期を過ぎたからと言うのもありますが、テレワーク環境になったのでノートは1冊にまとめたほうが良いなと思ったからです。

テレワークになってからこの使い方をしているので、日付が4月~になってますが、これより前(入社した12月~3月)は別のノートを使っていました。

小さなメモノートではなく、A5サイズ以上のノートがおすすめな点は資料もガシガシ貼り付けられる!っていうところです。私のノートはB5サイズのノートを使っています。

仕事のノートなのでモザイクがきつめになっていますが・・。右ページに資料が貼ってあるのは見えますよね??(;'∀')

私はメールで来た依頼について処理をした場合などは、そのメールをプリントアウトしてノートに貼って、具体的にどのような処理をしたのかという内容を書き込んでいます。

そうすれば次に似たような依頼があったときに検索しやすく、どんな処理をすればよいのかがわかりやすいです。

おわりに

私は仕事のノートをまとめる時間も大事な業務だと思います。なので、教えてもらっているときは常にメモを書きまくる、そして後でノートをまとめる時間をしっかり取る。これが新しい仕事を覚えるのに一番の近道だと思います。

在宅勤務などで、メモ類は会社のサーバー上にEXCELで残しておくことも良いですが(実際私もパソコンから見られるようにEXCELでマニュアルを作成しています)まずは手書きのノートが良いです。

書いたときの光景ごと、残せるからです。このメモを書いたときは確かこれをやっていた、とか手書きだと記憶に残りやすいので私は断然手書き派です。

これから新しい仕事を始める方、新しい部署に異動になる方、なかなか仕事が覚えられない・・っていう方、一緒にがんばりましょう!(´;ω;`)ウッ…

ではでは(^^♪

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