ノートの話 仕事効率化

仕事のミスを防ぎ効率良く進めるにはノートが一番!

更新日:

スポンサーリンク

仕事をしていると、同じ仕事をしているのにやけに残業が多い人とそうでない人がいますよね。

私はどちらかというと残業をしないほうです。決して「私は仕事ができるぜ!!」という自慢をしているわけではありません。むしろ結構ポンコツな方だと自覚しています(;'∀')

やるべきことは先にノートに書いてから始める

1日の業務、もしくは1つの業務でやることがいくつもある場合、業務を始める前に一度「やること」を書きだしてから始めたほうが良いです。

イメトレのような感じで、まずはこれをやってこれをやって・・と順番にイメージして箇条書きで書いていきます。

そうしているうちに、「あ、これもやらなきゃ」と思い出すこともあるので書き足していく。全部網羅できたかなと思ったら、箇条書きしたものに順番通りに数字を振っていきます。

そして、その順番通りにまたイメージしてもれなく業務が終わりそうだったら実際に始めていきましょう。

やることが多いからとりあえず気づいたものから片づけていかなきゃ!とやっているとあとで漏れがあったり、何か忘れているような気がしていたり、その都度「次はなにをしようか」と悩む時間ができてしまうので結果的には多く時間がかかってしまうことになりかねません。

実際のノートの使い方

またモザイク強めですが。やるべきことをリストアップして、順番を付けて、終わったら赤のサインペンで消していきます。

これをやると、作業中に電話を受けたり、同僚に話しかけられたりして一時中断をしても「どこまでやったっけ?」と迷うこともありません。

私の場合、作業中に電話を取るとほぼ100%今までやってた業務の進捗状況を忘れます。(年かなぁ)

業務の漏れ・抜けも防ぐことができる

最初にやるべきことをまとめる時間を取るほうが、効率よく業務を進められるだけでなく、漏れを防ぐことにもなります。

やることをリストアップしておくと、自分が実際にやったこととやらなかったことがはっきりわかるので、「これやったっけ??」と迷うこともなくなります。

仕事を覚えたての時は特にですが、意味もわからずに言われた通りにただこなすだけっていうことも多いのでいちいちやったことを書き残しておくのはとても良いことです。

後々同じ業務をする際も、その時のノートを見ながら出来るのでマニュアルが出来上がったようなものです(^^♪

仕事に慣れてくると、緊張感が薄れるせいか、それはそれでうっかり忘れてしまうこともあります。既にやったと思ってた!!っていう感じで・・。

今使っているノート

前回書いたどらえもんのキャンパスノートが使い終わったので2冊目に突入しています。

今使っているのは実は会社の手帳です。手帳と言ってもサイズはB5でマンスリーの後ろが全部普通のノートになっているのでもはやノートです。

ノートにマンスリーがついていて結構便利で気に入っています。マンスリーにざっくりとした1カ月の予定を書いておけば漏れはもっと防げます。

不安だから、ノートが手放せない・・・

私は結構ポンコツで、今の仕事を始めてからもう1年は経過していますが、未だに「やったことリスト」を見ながら仕事をしています。慣れてきてつい忘れてしまうこともあるし、単純に本当にこれで合ってるのかがいつも不安だからです。

また、一時的にやるべきことが集中してしまっている時(いろいろなメールが一気にきて対応することが溜まっているときなど)私は相当テンパってしまうと自覚しています。落ち着いて仕事が出来ている時はいいけど、複数が一気に来るとすぐにキャパオーバーになります。

でもポンコツながら、大きなミスはしたことがないですし、残業も部内でかなり少ないほうです。ノートがないと不安で仕事ができません・・・・。

おわりに

やるべきことをリストアップして確実にこなして赤ペンで消していくやりかたは「おわったぜ~~~!!」っていう実感が得られるので、スッキリします。

以前は仕事が終わってからもなんとなく不安でモヤモヤしていたのだけど、この方法を実践し始めてからはタイムカード切ったらもう仕事のことは思い出さないです笑

マルチタスクが苦手、複数の業務が一気に来るとテンパってしまう、仕事の効率が悪い気がする、いつも何か忘れているような不安が残っているなんていう方はぜひ「やるべきこと・やったことを全部書き残すノート」を実践してみてください☆

ではでは(^^♪

スポンサーリンク

-ノートの話, 仕事効率化

Copyright© ことり屋クラブ。 , 2021 All Rights Reserved Powered by AFFINGER5.