仕事手帳に大事なのは「漏れをなくすこと」！

またまたお久しぶりの更新です。

今回は私が仕事で使っていた手帳のことを書きたいと思います。

２０２２年はラコニックＡ５手帳を使い切りました

プライベート用の手帳はあれもこれもと目移りしてなかなか安定しないものの、仕事の手帳に関しては全然そんなこともなく、毎年１冊をしっかり使い切ります。

ラコニック（Laconic）2022年 A5 ウィークリー手帳！

2021年の9月から使っていたので１年以上みっちり使ったおかげで、使い方も安定してなにを書いておけばいいのか？っていうことも分かるようになりました。

最初は何を書くべきか、何は書かなくていいのか、バーチカルだから時間管理もしよう、とかいろいろ考えていましたが使っていくうちに時間管理はやめました。

マンスリーページはカレンダーとして使う

まず、私の悪い癖として書き込むスペースがあったらなんでも埋めたくなるというのがあります(;^_^A

どうゆうことかというとマンスリーページと同じものをウィークリーページにも書くという感じです。

パッと見の見え方が違うだけで全く同じ内容が書かれている状態は本当に無駄でした・・・。よく、「２回書くのは面倒なので私はマンスリーは使ってません」という人がいますが、私はあるものは使いたいタイプ。でも同じことを2回書いても無駄・・・って思っていました。

ではいつ使い方を変えたのか？ということですが、いつの間にかです。

締め切り系とピンポイントでやるべきタスクを書く

仕事手帳なのでモザイク満載で申し訳ないですが、ラコニックの手帳のマンスリーは左側に広いスペースがあって右にマンスリーがあるという感じになってます。

広いスペースにかいていたこと

• 今月中には動き始めたいこと
• （数か月前からわかってた）今月発生すること
• 今月のどっかでやろうと思ってること　など

仕事をしているとたまに、かなり先の予定を言われることがありました。それ自体は日々のルーティンみたいな業務でも数か月後に発生っていうと、それ自体を忘れている可能性はかなり大きいので「もう書いたから心置きなく忘れられるよ」という意味で書いてました。

どんなに単純な作業でも必ず忘れてる自信があるものって、なんか気持ち悪い。

一応忘れないように気になるし、だけどそんなに頑張って覚えておかなきゃいけないくらいの重要なことでもない。だったら書き残して今この場で忘れよう！！っていう感じです。

あと、今すぐじゃなくてもいいけど進めなきゃいけない仕事があったときに書いておいて日々目にすることで、いい加減手を付けるか・・・と自分のお尻を叩く効果がありました。私の場合、急ぎじゃない業務に関しては目に見えないようになってると「無いも同然」になってしまうという悪い癖もありまして・・・(;^_^A

書いてあると、早く終わらせて消したいっていう衝動に駆られるので効果ありでした。

マンスリーには締め切り系

マンスリーのほうは、ざっくりと締め切り系のことを書いてました。

毎月部内でスケジュールが配られて、各種の締め日等が書かれているんだけど、それって基本的に「実働2日頃」とかそうゆう感じでなんとなくわかるんですよ。スケジュールが出る前から。

だけど、そうゆう毎月の予定も書くようにしました。それは、ほかの予定を立てるときにカレンダーとして目に入ってきたほうがわかりやすいからということと、終わったタスクを消していくことによってどのくらい業務が片付いているのかが一目瞭然ということです。

カレンダーとして見れると、この辺りは比較的落ち着いてそうだから今月中に手を付けようかなと思っているこのタスクをちょっとやってみるか・・。（めんどくさいけど）じゃあ、この日くらいまでに軽く準備しておくか・・・（めんどくさいけど）っていう感じで効率よく業務を進められるようになりました。

ウィークリーは時間軸無視！！

最初はバーチカルなんで、8:30始業とか書いてたんだけど・・・

それ、いる？って薄々感じてはいました。だって当たり前だし、遅刻でもしない限り基本同じ時間に仕事始まるし。

あと、会議とかあるところの時間を四角で囲んで「会議：ZOOM」とか書いてたけどそれもやめました。1日に何個も会議がある仕事ではないし、そもそも会議自体月に何回かしかない。

時間軸に正確に書こうとすると書くスペースも狭いので何も書けない。だったら、時間軸はもう無視してTO DO LIST的に使うことにしました。その日やること、を書いておく。それだけで全然事足りるし、そのほうがシンプルで見やすかったです。

左ページがバーチカルで右ページは方眼のメモページだったので、その日やることは各日のところに書いてその１週間でこなすこと、やるべきこと、もしくは問い合わせがあって調べたことやメモなどを書くページにしてました。

その週が締め切りではないけどやるべきタスクは別に付箋に書いて貼っておき、終わったものには赤ペンで消してタスクが残ったらその付箋はそのまま翌週ページに移動、全部終わったらそこの週のページに貼りっぱなしにして次に行くっていう感じにすると仕事の漏れがなくなりました。

忘れてた業務・・・ほんとに無くなりましたね。

そのコツは、どんなに些細なタスクでも書き出していき、終わったら赤線で消す！それだけです。

「忘れそうだな～」って思うことは、たいてい忘れますし、忘れないように記憶しようとすることは想像以上にストレスになります。ストレスになった上に、たいてい努力むなしく忘れるっていうのはどうしようもないですよね。

だからどんなに些細なことでも書きます。どこに書こうとか迷うくらいなら適当に付箋に書いてペッと貼っておけばいいんです。それだけでもうその瞬間には忘れてオッケーなのでかなり楽ちんです。

特に忙しい日のタスクは別のメモで管理

月末が忙しい部署にいたので、月末のタスクは別の紙に書いて管理してました。

理由は、忙しいときにノート（手帳）をいちいち開くのではなくて、その紙ペラ1枚に集中して終わらせる！！ためです。その日にやらなきゃいけないことにだけ集中して、今日でなくてもいいのであれば一切考えないようにしたい。そうゆう気持ちです。

今やるべきこと、をすっきり頭に入るようにある程度片付いたら、残っているタスクだけまた新しい紙に書き写してたりしました。タスクがぎっしり詰まった紙というのはプレッシャーになるので、あとこれだけだ！！と視覚で分かるようにするとプレッシャーから少し気持ちが楽になります。

手帳は汚ければ汚いで愛着が沸くもの

正直言って、私の仕事の手帳は汚いです。

ちょっと余裕がなくなると字も雑になって汚いし読みにくいし、だけどそれってそれだけ忙しかったんだな、余裕がなかったんだなぁ～ってそれはそれで愛着が沸きます。

それだけ汚い手帳でも、仕事はしっかりもれなくこなせたしこの手帳が無かったら確実に仕事できてないのでもう愛おしいです笑　同僚の中には「私はミニマリストなので紙の手帳やノートは使いません」という人がいて予定や仕事のメモもすべてオンライン上で管理しているんだけど、それもカッコいいな・・・とは思う。

それでも私はやっぱり紙のノートに書かないと何も自信もって仕事ができない。みっちり手帳を使うとつくづくそう思う。1年終わってみて、使い終わった手帳をパラパラやると・・・めっちゃ充実感と達成感があります(/・ω・)/

どう使おう？何を書こう？と迷うのなら、仕事に関しては迷う前にどこでもいいからどっかになんでも書き残せ！！って感じです。とりあえずどこでもいいから書いているうちに、この情報はこのページにあったほうが分かりやすかったな～とか、こうゆう情報も書いておいたらもっと良かったな～とか出てくるので、そうしたら次から直していく。

それを繰り返してたら私はいつの間にか、仕事手帳の使い方が安定しました。「どう使おう？」とか事前に考えてもわかりません。やってみて初めて分かってくるので、まずは書きましょう★

2023年の仕事手帳について

今年の仕事手帳はラコニック継続はしてないので、また紹介したいけど長くなったので改めて別記事にして紹介したいと思います。お久しぶりにならないうちに更新するつもりなので、よかったらまた覗きにきて下さい。

それでは、次回の記事もよろしくお願いします！

 
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